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　【ＰＴＡ名簿】から【卒業生名簿】を簡単に作成する

森竹高裕

　ＰＴＡ名簿をもとに卒業生名簿を作る方法を考えてみました。ＰＴＡ名簿は校内用なので、省略されている部分があります。この省略部分をなるべく手間をかけないで、卒業生名簿の形式に直すために、Excelの関数を利用しました。

◆アプリケーション
　・Excel（エクセル）の関数（文字列操作）を利用する
　・［*.CSV］が扱えるアプリケーションなら、Excelに呼び出して編集可

◆卒業生名簿作成のイメージ

もとになるPTA名簿（生年月日、保護者、住所が一部省略されている）

作成したい卒業生名簿（省略された部分を正式な形式に直す）

◆生年月日（H4.4.9→平成4年4月9日）

１．表示変更したいセルを選択し青く反転させる。
２．［書式(O)］→［セル(E)］→［表示形式］タグ→
  　［分類(C)］から［日付］を選択
　  ［種類(T)］から［平成＊年＊月＊日］を選択
３．H4.4.9→平成4年4月9日のように、表示が変更される。

二つのセルを一つに結合する：市と町名番地を一つにまとめる
　（松富５番地→藤枝市松富５番地）

１．PTA名簿から住所部分をコビーする。（下図Ｂ）
２．下図Ａに「藤枝市」と入力する
３．下図Ｃで［挿入(I)］→［関数(F)］
３．［関数の分類(C)］から［文字列操作］
　　［関数名(N)］から［CONCATENATE］を選び［ＯＫ］
４．［関数の範囲を指定］ウィンドーがあらわれる。
５．［文字列１］の右端、［青・白・赤］アイコンをクリックする。
６．シート上の「藤枝市」を［左クリック］→［Enter］キー（キーボード）
７．［文字列２］の右端、［青・白・赤］アイコンをクリックする。
８．シート上の「松富５番地」を［左クリック］→［Enter］（キーボード）
９．［ＯＫ］
10．下図Ｃに「藤枝市松富５番地」と、二つのセルが一つに結合される。
11．下図ＤＦ（同じ処理をする部分）をドラックして範囲を選択する。
12．［編集(E)］→［フィル(I)］→［下方向へコピー(D)］
　※　下図Ａには「藤枝市」と入力されている必要があります。

名前だけの保護者名に名字を付け加える
　（朝田文哉，章二→　朝田文哉，朝田章二）

１．PTA名簿から、児童名と保護者名をコピーしてくる。（下図）
２．下図Ａで［挿入(I)］→［関数(F)］
３．［関数の分類(C)］から［文字列操作］
　　［関数名(N)］から［LEFTB］を選び［ＯＫ］
４．［関数の範囲を指定］ウィンドーがあらわれる。
５．［文字列］の右端、［青・白・赤］アイコンをクリックする。
６．シート上の「児童名（氏名）」を［左クリック］→［Enter］キー
７．［バイト数］に、半角文字６（日本語で３文字分）と入力して［ＯＫ］
８．下図Ａに「保護者の名字（日本語３文字分）」が表示される。
　※　児童の名前が一部入ってしまったら、その部分は消す。
９．同じ処理をするところをドラックして範囲選択する。（下図ＢＣ）
10．［編集(E)］→［フィル(I)］→［下方向へコピー(D)］
11．下図ＢＣに保護者の名字（日本語で３文字分）が表示される。
12．下図Ｄの位置をクリックして
　 「保護者の名字」＋「保護者の名前」→「保護者の氏名」のセルを作る。
　※　この手順については、上と同じ。関数［CONCATENATE］を利用。